Regelement - 't Poststuk

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Reglementen rondzendverkeer van de federatie I.V. Philatelica


Artikel 1: begripsbepaling
1. De Federatie: De Federatie IV Philatelica te Den Haag

2. De vereniging: Een bij de Federatie aangesloten vereniging als bedoeld in artikel 4 van haar statuten.

3. Het rondzendverkeer: De dienstverlening van de Federatie als bedoeld in artikel 3 van het Huishoudelijk Reglement, waarmede door verenigingsleden ingezonden rondzendboekjes en couverts in circulatie worden gebracht via aangesloten verenigingen ter uitname door hun leden van filatelistisch of ander aangeboden materiaal met verrekening van de door de inzender gevraagde bedragen.

4. De Inzender: Een lid van een aangesloten vereniging, dat rondzendmateriaal bij de Federatie inlevert al of niet door tussenkomst van een aangesloten vereniging. Wordt verder in dit reglement inzender genoemd.

5. Het rondzendboekje: Een boekje, dat door de Federatie tegen betaling beschikbaar wordt gesteld aan verenigingsleden voor de verkoop van kleiner filatelistisch en ander materiaal.

6. De Couvert: Een zakenenveloppe, die door de Federatie tegen betaling beschikbaar wordt gesteld aan verenigingsleden voor de verkoop van groter filatelistisch en ander materiaal.

7. Rondzendmateriaal: Al het filatelistisch materiaal, dat aangeboden is aan de Federatie om op te nemen in het rondzendverkeer, dat al of niet in gespecialiseerde postzegelcatalogi staat vermeld, verder ansichtkaarten, cinderella’s, vignetten, sluitzegels en telefoonkaarten, die tot de filatelie in relatie staan.

8. Het hoofd rondzendverkeer: Een bestuurslid van de Federatie, dat belast is met de algehele leiding van het rondzendverkeer.

9. De penningmeester rondzendverkeer: De algemeen penningmeester van de Federatie is verantwoordelijk voor de financiële administratie van het rondzendverkeer. Hij delegeert deze functie aan de commissaris rondzendverkeer.

10. De commissaris rondzendverkeer: Een bestuurslid van de Federatie, dat belast is met de algehele verwerking van alle financiële gegevens van het rondzendverkeer en dat de correspondentie m.b.t. zich voordoende verschillen in het rondzendmateriaal en de financiën ervan voert met inzenders, aangesloten verenigingen en assurantiemaatschappijen en dat als zodanig rechtstreeks verantwoording schuldig is aan de algemeen penningmeester van de Federatie.

11. De commissie rondzendverkeer: Bestaat uit het Federatiebestuur. Het hoofd rondzendverkeer draagt er zorg voor dat zonodig punten op de agenda van de eerstvolgende bestuursvergadering komen.

12. Gehonoreerd assistent rondzendverkeer: Gesalarieerde werknemer, die verantwoordelijk is voor de geautomatiseerde verwerking van ontvangen en verzonden rondzendboekjes en als zodanig ressorteert onder het hoofd rondzendverkeer en aan hem verantwoording schuldig is.

13. Assistent rondzendverkeer: Een lid van een aangesloten vereniging, die als vrijwilliger in het federatieve rondzendverkeer werkzaam is en als zodanig ressorteert onder het hoofd rondzendverkeer en aan hem verantwoording schuldig is.

14. De controleur: Een lid van een aangesloten vereniging, dat benoemd wordt door het hoofd rondzendverkeer en die tot taak heeft rondzendingen te controleren, die van een vereniging teruggaan naar de Federatie.


Artikel 2: Algemeen:

De Federatie organiseert voor de bij haar aangesloten verenigingen conform artikel 3 lid 1 van het Huishoudelijk Reglement een rondzenddienst op een zodanige wijze, dat leden van verenigingen rondzendmateriaal kunnen aanbieden respectievelijk kunnen verkopen of kopen.


Artikel 3: De leiding van het rondzendverkeer:

Het rondzendverkeer is in twee delen gesplitst, n.l. een uitvoerend en een financieel gedeelte.

De leiding van het uitvoerende gedeelte berust bij het hoofd rondzendverkeer en de dagelijkse leiding van het financiële gedeelte bij de commissaris rondzendverkeer, aan wie de algemeen penningmeester de te verrichten dagelijkse werkzaamheden heeft gedelegeerd.

Het hoofd rondzendverkeer is verantwoording schuldig aan het Dagelijks Bestuur van de Federatie en de commissaris rondzendverkeer aan de algemeen penningmeester van de Federatie.

Zowel het hoofd als de commissaris rondzendverkeer worden in hun te verrichten taak bijgestaan door al of niet gehonoreerde assistenten.


Artikel 4: Uitvoering rondzendverkeer:

Het hoofd rondzendverkeer laat zich in de uitvoering van zijn taak bijstaan door assistenten, die door het bestuur van de Federatie zijn aangesteld.
Hij controleert het van inzenders ontvangen rondzendmateriaal op inhoud, deugdelijkheid en kwaliteit en gaat met name na of het aangeboden rondzendmateriaal op de door de Federatie voorgeschreven wijze wordt aangeboden.
Rondzendmateriaal, dat naar zijn mening niet in circulatie kan worden gebracht, wordt onder opgave van redenen per eerstvolgende gelegenheid retour gezonden aan de rondzendleider van de vereniging, waartoe de betrokken inzender behoort of rechtstreeks aan de inzender.
Assistenten voeren de administratie van alle ontvangen en geaccepteerd rondzendmateriaal dat na te zijn voorzien van een code en een nummer in het computersysteem wordt geregistreerd.
Het hoofd rondzendverkeer zorgt daarna voor de juiste plaatsing van het rondzendmateriaal in het voorraadsysteem.
Het hoofd rondzendverkeer verzorgt de samenstelling van de door rondzendleiders van verenigingen geplaatste bestellingen. Hij houdt daarbij rekening met de ledensterkte van de bestellende vereniging en met het aantal daar reeds aanwezig rondzendmateriaal.  Als regel geldt hier 5 maal het aantal leden per 15 februari van een verenigingsjaar.
Assistenten dragen zorg voor de verwerking per computer van de onder artikel 4. lid 6 van dit reglement genoemde bestellingen en voor de verzending ervan.
Retourzendingen van verenigingen worden voor zover als ze niet reeds door een daartoe aangewezen controleur gecontroleerd zijn alsnog gecontroleerd.
Het hoofd rondzendverkeer selecteert het rondzendmateriaal, dat niet meer voor circulatie in aanmerking komt. Hij houdt daarbij zowel rekening met de uiterste datum van circulatie als met de restwaarde.
Rondzendmateriaal dat uit de circulatie wordt genomen plaatst het hoofd rondzendverkeer per inzender in het daartoe bestemde retoursysteem.
Alle gevallen waarin in rondzendmateriaal onregelmatigheden zijn geconstateerd of verschillen of geschillen zijn ontstaan tussen inzenders, verenigingen en Federatie worden ter behandeling voorgelegd aan de commissaris rondzendverkeer.

Artikel 5: Financiën rondzendverkeer:

1.   De penningmeester van de Federatie delegeert zijn taak t.a.v. de dagelijkse financiële verwerking van het rondzendverkeer aan de commissaris rondzendverkeer.

2.   De commissaris rondzendverkeer houdt nauwkeurig boek van alle uitnamen uit rondzendboekjes en van betalingen door verenigingen als vermeld in de “Richtlijnen voor het rondzendverkeer Federatie IV Philatelica: De Verenigingen”.

3.   Hij houdt tevens boek van alle voorschotten en afrekeningen aan inzenders als genoemd in de “Richtlijnen voor het rondzendverkeer Federatie IV Philatelica: De Inzenders”.

4.   Jaarlijks verstrekt hij aan het einde van het verenigingsjaar een overzicht van de verschuldigde bedragen.

5.   Jaarlijks verstrekt hij aan het einde van het verenigingsjaar opgave van het totale aantal ontvangen rondzendmateriaal.


Artikel 6:Verzekering:

De door de Federatie afgesloten en betaalde verzekering dekt het verlies en/of diefstal van het rondzendmateriaal zoals geregistreerd volgens artikel 4 lid 4 van dit reglement:
a.    verblijf bij het hoofdkantoor en/of bij rondzendleiders en/of bij sectiehoofden en/of bij verenigingsleden;

b.    transport onderling tussen hoofdkantoor en/of tussen rondzendleiders en/of tussen sectiehoofden en/of tussen verenigingsleden.

Eigen rondzendmateriaal van een vereniging, dus niet door de Federatie geregistreerd rondzendmate-riaal, moet verzekerd worden indien dit materiaal samen in één rondzending met wel geregistreerd materiaal rouleert.
Eigen rondzendmateriaal dat niet samen met geregistreerd rondzendmateriaal rouleert kan in alle gevallen verzekerd worden.
De verzekering kan via de Federatie afgesloten worden. Voor de verzekeringsvoorwaarden en de eventuele premieberekening verwijzen wij naar onze website www.ivphilatelica.nl onder "verzekeringen". Hier vindt men ook de handelwijze bij verlies en/of diefstal.


Artikel 7: Verslaggeving:

Na afloop van een verenigingsjaar brengen het hoofd rondzendverkeer en de commissaris rondzendverkeer verslag uit aan het Federatiebestuur mede ten behoeve van de Algemene Ledenvergadering.

Dit verslag omvat o.a. de totale omzetcijfers en de financiële resultaten van het rondzendverkeer en een begroting van inkomsten en uitgaven voor het komende boekjaar.


Artikel 8: Administratie:

Inzenders en verenigingen dienen zich te houden aan de voorschriften van het federatieve rondzendverkeer en hun administratie daarop af te stemmen.

De administratie van het federatieve rondzendverkeer zal volledig bewijs opleveren, behoudens het door inzenders en/of verenigingen te leveren tegenbewijs.


Artikel 9: Verenigingen (financiën):

Zie Richtlijnen voor het rondzendverkeer Federatie IV Philatelica: De Verenigingen.


Artikel 10: Inzenders:

Zie Richtlijnen voor het rondzendverkeer Federatie IV Philatelica: De Inzenders.


Artikel 11: Uitsluiting van een vereniging:
Een vereniging die bij herhaling niet voldoet aan de gestelde voorwaarden in “Richtlijnen voor het rondzendverkeer Federatie IV Philatelica : De Verenigingen” kan van deelname aan het rondzendverkeer worden uitgesloten.
Een voorstel tot uitsluiting van een vereniging gaat uit van het hoofd rondzendverkeer. Een dergelijk voorstel, voorzien van een deugdelijke motivering dient schriftelijk te worden ingediend bij de secretaris van de Federatie, die deze voordracht op de agenda plaatst van de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur van de Federatie.
Het Federatiebestuur hoort zonodig alle betrokkenen en stelt de secretaris en de rondzendleider van de betrokken vereniging schriftelijk van zijn uitspraak in kennis. Bij staking van de stemmen van het Federatiebestuur beslist de voorzitter van de Federatie.
Tegen deze beslissing is beroep mogelijk bij de Commissie van beroep als genoemd in artikel 16 lid 1b van de statuten

Artikel 12: Wijziging reglement:

Tot wijziging van dit reglement kan alleen worden besloten door de Algemene Leden Vergadering op voorstel van het Federatiebestuur, van een Rayonbestuur of van ten minste vijf verenigingen van de Federatie.


Artikel 13: Slotbepaling:

In alle gevallen dat deze richtlijnen geen uitsluitsel geven beslist het hoofd rondzendverkeer eventueel in overleg met het bestuur van de Federatie




Goedgekeurd ALV 1998  te Nieuwegein

Herzien en goedgekeurd ALV 2004 te Nieuwegein

Herzien en goedgekeurd ALV 2008 te Nieuwegein
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu